E-fatura elektronik fatura olarak da bilinmektedir. İnternetin gelişmesi ve hayatlarımızı dahil olması, bazı alışkanlıklarda farklılıklar ortaya çıkmasına yol açar. Alışveriş sektöründe hem satıcılara hem de müşterilere büyük kolaylık sağlayan e-fatura sistemi, son dönemde sıkça tercih edilir. Satın alınan ürüne ait faturanın internet ortamında oluşturulmasıyla meydana gelen e-fatura, gereksiz kâğıt tüketimine son verir. Peki e-fatura nedir? Nereden ve ne şekilde alınır? E-faturayı kimler kullanır? Buyrun konunun ince detaylarını birlikte inceleyelim!
E-fatura nedir?
Elektronik fatura veya E-Fatura; basılı evraklar üzerinde düzenlenen geleneksel faturanın gelişen teknolojiyle beraber elektronik ortamda düzenlenerek herhangi bir basılı evrak olmadan müşterilere gönderilen faturalara verilen isime denir.
Elektronik faturalar bilgisayar da ve internet üzerinde düzenlenir ve müşteriyede yine internet üzerinden mail ile gönderilir. Düzenlenen bu e-faturanın ekstardan bir çıktısı alınmaz.
Teknolojik yenilikler nedeniyle ticaret dünyasında farklı yöntemlere geçiş yapılır. Tüketici istek ve ihtiyaçları doğrultusunda düzenlenen işlemler, her daim alıcıya avantaj sağlar. Önceleri kâğıt halinde elde edilen faturaların dijital ortama taşınması, e-fatura sistemini ortaya çıkarır.
Normal bir faturanın içerisinde yer alan bütün bilgileri eksiksiz biçimde sizlere ulaştıran e-fatura, internetten alışveriş konusunda endişeli kişilerin güvenini artırmayı hedefler. Hukuki geçerliliği normal fatura ile eşit olan e-fatura, alıcı ve satıcı tarafları ekstra işlemler yapma zorunluluğundan kurtarır.
Internet kullanımının olduğu bütün alanlarda karşınıza çıkabilecek e-fatura kolaylığı, arşiv tutma sürecine de büyük katkı sağlar. Normalde hepsi kâğıt halinde olan ve somut bir alana ihtiyaç duyan faturaların sanal ortama çevrilmesi, lüzumsuz yer işgaline de çözüm getirir. Hem faturaların saklanması hem de ilerleyen dönemde istenilen bir faturaya direkt ulaşılması çok daha pratik bir sürece dönüşür.
Bu sayede dikkat dağıtıcı unsurlardan uzaklaşmanız mümkün olur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan e-fatura hizmeti ile her tür ticari işleminizin dökümüne ulaşabilirsiniz.
E-faturanın avantajları nelerdir?
E-faturanın en büyük avantajı kagıt tasarrufu sağlamasıdır. Satın alma sonrası kanunen düzenlenmesi zorunluluk olan faturalar fiziksel ortamla düzenlenembilmesi için anlaşmalı matbaalarda basılması gerekiyordu.
E-faturada bunun gibi bir baskı gerekmeden internet veya bilgisayar ile düzenlenir ve müşteriye internet üzerinden gönderiir. Bu sayede gereksiz kağıt ısrafından da kurtulunmuş olur.
E-faturanın bir diğer faydası düzenlenen faturanın çıksının alınıp müşteriye gönderilmesi gerekmediğinden işletmelere hem fatura gönderim ücretlerinde kara geçirmesi hem de faturaların çıktısının alınması, zarfa koyulması, postaya verilmesi işlemleri için gereken zamanı istemediğinden işletmelere ciddi zaman tasarrufu sağlar.
E-faturalar dijital ortamda saklandığı için saklamak için fiziksel bir ortama veya klasöre ihtiyaç duymaz. Bilgisayar ortamında veya sunucu üzerinde depolanır. Ayrıca düzenlenen bu e-faturalar fiziksel faturalara göre aranması, bulunması daha kolaydır. Bu da yine zaman tasarrufu demektir.
Günümüzde insanların teknolojik algısı ve bilgisi ne kadar artarsa alışveriş yaptığı firmalarda da bu yetkinliği görmek ister. Teknolojiye uyum sağlamış firmalar müşteri gözünde her zaman prestij sahibidir. E-faturanın hayatımıza yeni girmesi hasebiyle yeni teknolojik gelişme olarak değerlendirilir.
Bu amlamda müşteri nazarında e-fatura kullanan firma pozitif bir değere sahip olur ve diğer rakiplerine göre avantajlı durumda olur. Ayrıca e-fatura kağıt tasarrufu sağladığı için müşteriler nazarında size çevre dostu işletme ünvanını da kazandırı. Çevre dostu firmalar arayan insanlar için ilk tercih sebebi sayılır.
Şahıs şirketleri e-fatura kullanabilir mi?
Ticaret dünyasında pek çok firma tarafından tercih edilen e-fatura sistemi, bazı şartlar altında kullanılmaya uygundur. Anonim şirket, limited şirket ya da gerçek/şahıs şirketi olarak geçen bütün firmalar; e-fatura sisteminden özgürce faydalanabilir. Tek ya da az sayıda kişi tarafından kurulan şahıs şirketleri, e-fatura hizmetinin kolaylıklarını oldukça beğenir.
Kolayca açılıp kapatılabilen şahıs şirketleri, elektronik fatura sisteminden yararlanmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından belirlenen belirli bir ücret ödemesi yapar. İşletmeleri fazla masraftan kurtaran ve dijital ortamda daha aktif görev almasını sağlayan elektronik faturalar, günden güne daha çok alana yayılım gösterir.
Yılda 3 milyara kadar kar etmenize olanak tanıyan sistem, aynı zamanda da binlerce ağacı yok olmaktan kurtarır. Elektronik fatura kâğıt kullanımı gerektirmediğinden dolayı çevre dostu bir yapıya sahiptir. Bu nedenle çevreci insanlar tarafından da desteklenen bir hizmet olmayı başarır. Gerçek ve tüzel kişilerin kurulumda görev aldığı şahıs şirketlerinden biriyseniz gönül rahatlığıyla e-fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz.
Mali mühür çok mu masraflı?
Pek çok insan e-faturalara ile ilgili yeterli güvene sahip değildir. İnternette çok sayıda dolandırıcılık olayları yaşanması ve herkesin kolayca satış yapabilmesi, firmaların güvenilirliğini büyük ölçüde zedeler. Bu gibi durumlara karşın mali mühür imdadınıza yetişir.
E-fatura kullanıcılarının başvurmak zorunda olduğu mali mühür, e-faturanın güvenilirliğini garantiler. Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne belirli bir ücret ve başvuru formu ile birlikte yapacağınız isteğin onaylanmasından sonra elektronik fatura hizmeti verebilme imkânınız oluşur.
Yalnız, firma unvanı değiştiğinde mali mührün geçerliliğini yitireceği gözden kaçırılmamalıdır. E-faturaların iletim ve saklanma süresince güvenliğini temin eden mali mühür, elektronik kaşe olarak da tanımlanabilir. 3 sene boyunca geçerliliğini koruyacak mali mühür, alıcılara çok masraf çıkarmaması nedeniyle beğenileri toplar.
Sertifika ve kart okuyucunun belirlenen fiyatları tüzel kişi için 256,60 TL; gerçek kişi için ise 141,60 TL şeklindedir. Firma bütçesine uygun fiyatlandırmaların yapıldığı mali mühür aracılığıyla e-fatura sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz.
E-fatura kullanmayan müşterilere e-fatura gönderebilir miyiz?
Tüm işlemlerin sanal mecralarda tamamlandığı e-fatura sistemi, bazı durumlarda kullanılamayacak bir hizmet haline dönüşür. E-fatura kesilebilmesi için hem alıcının hem de satıcının e-fatura kullanıcısı olması gereklidir. Bu nedenle güncel olarak e-fatura hizmetinden yararlanmayan kişilere elektronik fatura ile işlem yapılması mümkün değildir.
E-fatura kullanıcısı olmayan firma ya da kişilere yalnızca kâğıt fatura düzenlenebilir. Ayrıca e-arşiv fatura da gönderilebilecek belgeler arasında yer alır. Ancak e-arşiv fatura gönderen tarafın hem e-fatura hem e-arşiv kullanıcı olması şartı vardır. Bilgisayar, cep telefonu ve tablet gibi çeşitli cihazlardan erişilebilir elektronik faturalar; kullanıcılara büyük avantajlar sunar.
Özellikle teknolojinin gündelik hayatın her aşamasında etkili olduğu günümüzde bu hizmetin her firma tarafından kullanılması ve müşterilere tanıtılması önemlidir. Sistemin yaygınlaşması sağlanarak e-fatura kullanmayan müşterilerin de e-fatura sistemine dahil edilmesi hedeflenir. Siz de e-fatura sistemini tercih etmeyen ya da bilmeyen müşterilerinize gerekli bilgilendirmeleri yaparak işlemlerinizi dijital ortama taşıyabilirsiniz.
E-fatura ile iptal ve iade yapılır mi?
Alışveriş süreci sonrasında ürün satın aldığınızı belgeleyen e-fatura, iade ve iptal halinde farklı işlemler gerektirebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı onayından geçerek oluşturulan elektronik faturaların alıcı tarafından kabul veya reddedilmesi mümkün değildir. Yani alıcının faturaya karşın herhangi bir cevap verme yetkisi yoktur.
Ancak iade ya da iptal talebinde bulunabilmeniz için yeni bir fatura düzenlemeniz şarttır. Bunun yanı sıra farklı e-fatura çeşitlerinde daha değişik çözümler bulunur. Örneğin, ticari e-faturada gönderici isterse müşteri ile iletişime geçebilir. Müşterinin de kabulüyle fatura sisteme düştükten sonra 7 gün içerisinde müşteri faturayı reddeder.
Reddedilen fatura sistemde iptal edilmiş fatura şeklinde gözükür. E-arşiv faturada ise müşteriyi dahil etmeden iptal işlemini gerçekleştirme şansınız vardır. E-arşiv faturanın resmiyet kazanmasından sonraki 7 günde faturayı iptal etme imkânınız mevcuttur. Süreyi kaçırmanız halinde müşteriden iade faturası talep edebilirsiniz. Oluşturduğunuz e-fatura çeşidine dair tüm iptal ve iade seçeneklerini detaylıca inceleyebilirsiniz.
E-fatura sistemi, zor ve karmaşık mı?
Dışarıdan bakıldığında fazla kompleks gibi gözükse de aslında e-fatura sistemi oldukça pratik bir hizmettir. Alıcı ve satıcının ticari işlemleri kısa sürede ve kolay biçimde tamamlamasını hedefleyen sistem, uzman kişiler tarafından en küçük ayrıntılarına kadar öğrenilebilir.
Özellikle teknoloji dünyasına yabancı kişilere zor gelen elektronik fatura sistemi, firmaların mutlaka bilgilendirilmesi gereken hizmetler arasındadır. Belirli bir kullanım süresinin ardından kavrayabileceğiniz sistem, hızlı ve kolay işlem avantajları ile farkını ortaya koyar. Elle kâğıt fatura kesme zahmetinden sizleri kurtaran elektronik faturalar, kazandırdığı zaman sayesinde kendinizi daha rahat hissetmenize yardımcı olur.
Bu alanda uzman bir entegrasyon firmasından destek alarak sistem ile ilgili her detayı anlamanız her anlamda sizlere katkı sağlayacaktır. Zor ve karmaşık sandığınız e-fatura sistemini kullanmaya başladığınızda sistemin ne kadar avantajlı olduğuna kendi gözlerinizle tanıklık edebilirsiniz.
E-Fatura Hakkında Bilgi, Merak Edilen Sorular makalemiz ile ilgili sormak istediğiniz soru olursa veya ilave etmek istediğiniz bir bilgi lursa aşağıda ki yorum bölümünden bize yazabilirsiniz.
