E-fatura nasıl kesilir hemen öğren. e-Fatura, kağıt faturaların dijital dönüşümüdür ve ticari işlemlerin daha verimli, hızlı ve çevre dostu bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından desteklenen bu sistem, işletmelerin maliyetlerini azaltırken, iş süreçlerini de modernize eder. E-fatura, hem alıcı hem de satıcı için birçok avantaj sunar, bu da onun neden bu kadar popüler olduğunu açıklar.
Bu dijital devrim, iş dünyasında büyük bir değişiklik yaratmaktadır. E-fatura, elektronik ortamlar aracılığıyla oluşturulan ve saklanan bir fatura türüdür. Geleneksel kağıt faturaların yerine geçer ve hukuki değeri aynıdır. E-Arşiv fatura ise, e-faturanın bir türüdür ve yine elektronik ortamlarda saklanır.
Bu makalemizde e-fatura nasıl kesilir sorunun cevabını vereceğiz.
E-Fatura nedir?
e-Fatura, geleneksel kağıt faturaların elektronik ortamda oluşturulan, iletilen ve saklanan versiyonudur. E-fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olup, alıcı ve satıcı arasında bir mal veya hizmetin karşılığında gerçekleşen mali bir işlemi belgeler.
E-faturanın temel avantajlarından biri, işlemlerin hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamasıdır. Pazar yerleri arttıkça firmaların e-fatura kullanımı arttı. Ayrıca, kağıt, baskı, arşivleme ve dağıtım maliyetlerini önemli ölçüde azaltır. E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulmalıdır. E-fatura kullanımı, mükelleflerin GİB portalı üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla e-fatura sistemine kaydolmalarıyla başlar.
E-faturanın kullanımı, çevresel sürdürülebilirlik açısından da önemlidir, çünkü kağıt tüketimini azaltarak doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunur. E-fatura, elektronik faturadır ve bu sayede işletmelerin iş süreçlerini dijitalleştirmelerine olanak tanır.
E-Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Anlatım
E-fatura kesimi için GİB portal üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla işlem yapabilirsiniz. Fatura bilgileri girildikten sonra, GİB imza ile onaylanır ve alıcıya elektronik olarak iletilir. E-Fatura kesimi, belirli adımlar ve süreçler izlenerek gerçekleştirilir. İşte e-Fatura kesim süreci hakkında adım adım bilgiler:
- E-Fatura Kullanıcı Olma: Öncelikle e-Fatura kullanıcısı olmanız gerekmektedir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın resmi web sitesi üzerinden başvuru yapabilirsiniz.
- GİB Portalına Giriş: E-fatura kesimi için GİB portalı üzerinden hesabınıza giriş yapmalısınız.
- Fatura Bilgilerini Giriş: “Yeni Fatura Oluştur” veya benzeri bir seçeneği tıklayarak fatura bilgilerini eksiksiz ve doğru bir şekilde girmelisiniz. Bu bilgiler arasında satıcı ve alıcı bilgileri, ürün/hizmet detayları, KDV oranı, toplam tutar gibi bilgiler bulunmaktadır.
- Faturayı Onaylama: Fatura bilgilerini girdikten sonra, faturayı onaylamak için GİB imza butonuna tıklamanız gerekmektedir. Bu adım, faturanın hukuki olarak geçerli olmasını sağlar.
- Faturayı Gönderme: Onaylanan faturayı, alıcının elektronik adresine doğrudan gönderebilirsiniz.
- Faturanın Saklanması: Oluşturduğunuz e-Faturayı, yasal süre olan 10 yıl boyunca saklamanız gerekmektedir.
- Özel Entegratör Kullanımı: Eğer işletmenizin büyük bir fatura hacmi varsa veya özel ihtiyaçlarınız bulunuyorsa, özel entegratör firmaları aracılığıyla e-Fatura kesimi yapabilirsiniz. Bu firmalar, e-Fatura süreçlerini otomatize eder ve iş yükünüzü azaltır.
- E-Fatura Yazılımları: Piyasada, e-Fatura kesimini kolaylaştıran birçok yazılım bulunmaktadır. Bu yazılımlar, fatura oluşturma, gönderme ve arşivleme süreçlerini basit ve hızlı bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur.
E-Fatura kesimi, hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlar. Ancak, sürecin doğru ve eksiksiz bir şekilde gerçekleştirilmesi için yukarıda belirtilen adımların dikkatlice takip edilmesi önemlidir.
E-Fatura nasıl iptal edilir?
Yanlış kesilen e-faturalar, GİB portalı üzerinden iptal edilebilir. İptal işlemi için fatura bilgileri ve nedeni belirtilmelidir. E-Fatura‘nın iptali, belirli bir süre içerisinde ve bazı şartlar altında gerçekleştirilebilir. İşte e-Fatura iptal süreci hakkında adım adım bilgiler:
- İptal Süresi: E-Fatura’nın kesildiği tarihten itibaren genellikle gün içerisinde iptal edilmesi gerekmektedir. Bu süre, faturanın kesildiği günü de içerir.
- GİB Portalına Giriş: E-Fatura’nın iptali için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalına giriş yapmanız gerekmektedir.
- Faturayı Bulma: “Faturalarım” ya da benzeri bir bölümden iptal etmek istediğiniz e-Fatura’yı bulun.
- İptal Seçeneği: Faturanın detaylarına girdiğinizde “İptal Et” ya da benzeri bir seçeneği tıklayarak iptal sürecini başlatın.
- Gerekçe Belirtme: İptal işlemi sırasında, iptal gerekçenizi belirtmeniz istenebilir. Bu gerekçeyi doğru ve eksiksiz bir şekilde girmeniz gerekmektedir.
- İptal Onayı: İptal gerekçenizi girdikten sonra, iptal işlemini onaylayarak süreci tamamlayın.
- İptal Bilgilendirmesi: E-Fatura’nın iptal edilmesi durumunda, faturanın alıcısına da iptal edildiğine dair bir bilgilendirme yapılacaktır.
- Özel Entegratör Kullanımı: Eğer e-Fatura kesiminde özel entegratör kullanıyorsanız, iptal sürecini bu entegratör üzerinden gerçekleştirmeniz gerekebilir.
- İptal Edilen Faturanın Saklanması: E-Fatura’nın iptal edilmesi durumunda, iptal edilen faturanın bir kopyası yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilmelidir.
E-Fatura’nın iptali, belirli bir süre ve şartlar dahilinde gerçekleştirilmelidir. İptal süreci, doğru ve eksiksiz bir şekilde tamamlanmalıdır. Ayrıca, iptal edilen faturaların yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilmesi önemlidir.
E-Fatura avantajları nelerdir?
E-Fatura, işletmelere ve bireylere birçok avantaj sunar:
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, mürekkep, posta ve arşivleme maliyetleri gibi geleneksel fatura maliyetlerini azaltır.
- Hız ve Verimlilik: Faturaların elektronik ortamda hızla oluşturulması, iletilmesi ve saklanması iş süreçlerini hızlandırır.
- Düzenli Arşiv: Faturaların dijital ortamda saklanması, arşivleme ve erişim kolaylığı sağlar.
- Çevresel Duyarlılık: Kağıt tüketiminin azalmasıyla doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunur.
- Güvenlik: Elektronik faturalar, şifreleme ve diğer güvenlik protokolleri ile korunur, böylece veri hırsızlığı riski azalır.
- Hataları Azaltma: Manuel işlemlerin azalması, hatalı fatura girişlerinin önüne geçer.
- Anında Erişim: Faturalara herhangi bir yerden ve herhangi bir zamanda erişim sağlar.
- Yasal Uyumluluk: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulduğunda, yasal gereksinimlere uyumluluk sağlar.
- Otomasyon: Fatura onayı, ödeme takibi gibi süreçler otomatikleştirilebilir, bu da iş yükünü azaltır.
- Gerçek Zamanlı Takip: Fatura durumları, ödemeler ve diğer mali işlemler gerçek zamanlı olarak takip edilebilir.
Bu avantajlar, e-Arşiv ve e-Fatura’nın neden birçok işletme tarafından tercih edildiğini açıkça göstermektedir.
E-Fatura dezavantajları nelerdir?
Her ne kadar e-Fatura birçok avantaj sunsa da, bazı dezavantajları ve zorlukları da bulunmaktadır:
- Başlangıç Maliyetleri: Sisteme geçiş için gerekli olan yazılım, donanım ve eğitim maliyetleri başlangıçta yüksek olabilir.
- Adaptasyon Süreci: İşletmelerin ve çalışanların yeni sisteme alışması zaman alabilir.
- Teknik Sorunlar: Elektronik sistemlerde zaman zaman teknik aksaklıklar yaşanabilir.
- Güvenlik Endişeleri: Veri ihlalleri ve siber güvenlik tehditleri, elektronik sistemler için potansiyel riskler arasındadır.
- Yedekleme Zorunluluğu: Elektronik verilerin kaybolmaması için düzenli yedeklemelerin yapılması gerekmektedir.
- Güncellemeler: Yazılım ve sistem güncellemeleri, sürekli olarak takip edilmeli ve uygulanmalıdır.
- Erişim Sorunları: İnternet bağlantısının olmadığı yerlerde e-faturalara erişim sağlanamayabilir.
- Eğitim Gereksinimi: Çalışanların yeni sistemi etkili bir şekilde kullanabilmeleri için eğitimlere ihtiyaç duyulabilir.
- Yasal Değişikliklere Ayak Uydurma: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan yasal değişiklikler ve güncellemeler, sürekli olarak takip edilmeli ve uygulanmalıdır.
- Sistem Uyumsuzlukları: Farklı yazılım ve sistemlerle e-fatura sistemlerinin uyumsuz olması durumunda entegrasyon sorunları yaşanabilir.
Bu dezavantajlar, işletmelerin e-Arşiv ve e-Fatura sistemlerine geçerken dikkate alması gereken potansiyel zorlukları göstermektedir. Ancak, doğru planlama ve hazırlıkla bu zorlukların üstesinden gelmek mümkündür.
Kimler e-fatura’ya geçmek zorundadır?
E-Fatura‘ya geçiş, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen bazı mükellefler için zorunludur. Özellikle belirli bir brüt satış hasılatına sahip olanlar, bu zorunluluğun kapsamına girer. Ayrıca, bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler veya e-ticaret platformlarında hizmet verenler de e-Fatura kullanmak zorundadır.
GİB, belirli dönemlerde bu kriterleri güncelleyebilir ve yeni mükellef gruplarını bu kapsama alabilir. Ancak, bu zorunluluklara uymayan mükellefler de isteğe bağlı olarak e-Fatura sistemini kullanabilirler. E-Fatura’nın getirdiği dijitalleşme, mali işlemlerin daha hızlı ve etkili bir şekilde yürütülmesine olanak tanır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre, belirli bir brüt satış hasılatı üzerinde olan mükellefler e-faturaya geçmek zorundadır. e-Arşiv Fatura sistemine geçiş, belirli kriterlere sahip mükellefler için zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen bu kriterler şunlardır:
- Brüt Satış Hasılatı: Belirli bir brüt satış hasılatı üzerinde olan mükellefler e-Arşiv Fatura’ya geçmek zorundadır. Örneğin, bir önceki yılın brüt satış hasılatı belirli bir tutarın üzerinde olan mükellefler bu kapsama girebilir.
- E-Fatura Mükellefleri: E-fatura kullanmakla yükümlü olan mükellefler, e-fatura mükellefi olmayan müşterilerine de e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadırlar.
- İsteğe Bağlı Geçiş: Brüt satış hasılatı sınırının altında olan mükellefler de kendi istekleriyle e-Arşiv Fatura sistemine dahil olabilirler.
- E-Ticaret Platformları: Elektronik hizmet sağlayıcıları ve bu platformlarda mal ve hizmet satışı yapan mükellefler, e-Arşiv Fatura kullanmak zorundadır.
- Özel Sektör: Bazı sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler, sektörel bazda belirlenen düzenlemelerle e-Arşiv Fatura kullanmak zorunda kalabilirler.
Bu kriterler zamanla değişebilir, bu nedenle mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı‘nın resmi duyurularını ve güncellemelerini düzenli olarak takip etmeleri önerilir. E-Fatura kullanımı, mükelleflerin iş süreçlerini dijitalleştirmelerine ve mali işlemlerini daha etkili bir şekilde yürütmelerine olanak tanır.
E-Fatura tasarımı, dijitalleşen iş dünyasında firmaların kurumsal kimliklerini yansıtmaları için önemli bir araç haline gelmiştir. Peki, e-Fatura tasarımı nasıl yapılır? İşte adım adım e-Fatura tasarımı:
E-Fatura tasarımı nasıl yapılır?
Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, XML formatında oluşturulur. Bu faturaların görüntülenebilmesi için HTML formatına dönüştürülmesi gerekmektedir. Bu dönüşümü gerçekleştiren kodlama diline XSLT denir. Firmanıza özgü bir e-Fatura tasarımı oluşturmak için XSLT dosyası kullanılır.
E-Fatura tasarımında dikkat edilmesi gerekenler:
- Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Kuralları: E-Fatura, resmi bir evrak olduğundan, faturada yer alması gereken bazı zorunlu bilgiler vardır. Bu bilgiler, faturanın yasal bir belge olarak kabul edilmesi için gereklidir.
- Tasarımın Kodlanması: E-Fatura tasarımınızın HTML kodlaması yapılırken dikkatli olunmalıdır. Hazırlanan tasarım dosyasının boyutu ideal olarak 150 KB olmalıdır. XSLT dosyasına dönüştürüldükten sonra tekrar kontrol edilmelidir.
- Kurumsal Kimlik: E-Fatura tasarımınızda firmanızın logosu, renkleri ve fontları kullanarak kurumsal kimliğinizi yansıtabilirsiniz. Bu, firmanızın profesyonelliğini ve marka bilinirliğini artırır.
- Tahsilat Bilgileri: Faturanızda son ödeme tarihini belirtmek, müşterilere ne zaman ve nasıl ödeme yapmaları gerektiği konusunda bilgi verir.
E-Faturada bulunması gereken zorunlu bilgiler:
- Faturayı düzenleyenin adı, soyadı, unvanı, adresi, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi.
- Müşterinin adı, soyadı, unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- E-Fatura düzenleme tarihi ve belge numarası.
- Satılan malların teslim tarihi, irsaliye numarası, mal veya işin türü, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi oranı ve tutarı.
- Karekod veya barkod bilgisi.
E-Fatura tasarımı, firmanızın dijital dünyada da kurumsal kimliğini yansıtmasına yardımcı olur. Bu nedenle tasarım sürecine özen göstermek, firmanızın profesyonelliğini ve güvenilirliğini artırır.
