E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar sürekli karıştırılmaktadır. Fatura kesme süreçlerinin dijital ortama taşınması ile sık sık duyduğumuz iki kavram ortaya çıktı; E-Fatura ve E-Arşiv Fatura. Bu iki kavram birbirine karıştırılmakta. Dışardan aynı iki kavram gibi görünse de yaptıkları görev açısından farklılık göstermekte.
Bu makalemizde E-Fatura nedir, e-arşiv fatura nedir, ikisi arasında ki farklılıklar nelerdir, e-arşiv kullanıcısı olmak için e-faturaya geçmek gerekir mi gibi sorulara cevaplar vermeye çalışacağız.
E-fatura nedir?
E-fatura; elektronik ortamlarda hazırlanan fatura çeşididir. Kağıt fatura yerine geçer. Kağıt faturalarla aynı özelliklere sahiptir. Aynı zamanda resmi açıdan da geçerliliği vardır.
Gelişen teknoloji faturaların elektronik ortama geçmelerinde de rol sahibi olur. Bu sistem Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kabul edilmiştir.
E-fatura kesen kişilerin ekstra olarak kağıt fatura kesmelerine gerek kalmaz. Faturaların içerdiği detaylar ise Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir. Bu kurallara uygun şekilde fatura kesilmesi zorunlu tutulur. E-ticaret yapan kişilerin elektronik fatura kesmeleri de zorunludur.
E-Arşiv fatura nedir?
E-ticaret yapan firmalar, pek çok işlemi “e” şekliyle halledebilirler. E-fatura uygulamasına geçen firmaların karşısına e-arşiv fatura terimi de sık sık çıkar. E-arşiv uygulaması, e-faturanın vergi mükellefi tarafından saklanması zorunlu tutulan halidir.
Yapılan alım satım işlemlerinde de e-arşiv faturasının da kesilmesi zorunludur. Bu faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na rapor edilir. Bu raporlar genel olarak faturaların düzenlendiği dönemin takibindeki ayın 1. günü ile 15. günü arasında olmak üzere gönderilir.
E-arşiv ve e-fatura mükellefi kişiler, 433 sıra numarasına sahip Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği tarafından belirtilmiş olan koşulları kapsayan kurumlar şeklindedir. 2015 yılında ve sonraki dönemlerde brüt satışın hasılatı 5 milyon TL üzerinde olan işletmelere bu uygulama zorunlu hale getirilmiştir.
Belirli mükellefler tarafından e-arşiv fatura olarak oluşturulur. E-arşiv fatura kesme işlemleri, e faturalarla aynıdır. E-arşiv faturası; Gelir İdaresi Başkanlığı ya da özel entegratörü tarafından kesilir.
Ancak bu ikisinin sunduğu avantajlar arasında da birtakım farklı avantajlar vardır. Dilerseniz kendiniz için bilgi işlem sistemi oluşturarak da bu işlemleri yapabilirsiniz.
E-Arşiv fatura avantajları nelerdir?
E-arşiv faturanın sunduğu otomatik veri kaydı sistemi sayesinde hatayla karşılaşma olasılığı son derece düşüktür. E-arşiv uygulamasından kesilen bütün faturalar, e-fatura mükellefi olmayana gönderilebilir. E-arşiv fatura sistemi; kesilen tüm faturalar yine aynı ortamda saklanır.
Gerektiği zaman da kolayca ulaşılabilir. Fatura gönderimi ise PDF formatında yapılır. E-arşiv fatura başvuru sürecinin de son derece kısa olması ekstra avantaj sağlar.
E-arşiv fatura sisteminde, belgelerin fiziksel bir şekilde saklanmasına gerek kalmaz. Dijital dönüşüm konusunda da büyük avantajlar sağlar. E-fatura kullanıcısı kişiler baskı maliyeti konusunda tasarruf elde ederler.
E-Fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar nelerdir?
E-fatura ile e-arşiv arasında bazı farklılıklar bulunmakta. Bu farkları doğru şekilde bildiğiniz zaman, daha sağlıklı hareket edebilirsiniz. E fatura ile e arşiv arasındaki farklar kısaca şu şekilde sıralanabilir;
- E-arşiv fatura elektronik şekildeki belge biçiminde basılır. E-faturada ise kağıt baskısı geçerli değildir. Sadece elektronik ortamda kabul edilir.
- E-arşiv fatura sisteminde serbest bir format tercih edilir. E-fatura sisteminde ise zorunlu şekilde uygulanması gereken bir format bulunur.
- E-arşiv faturada Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), rapor alır. E-faturada da aracı bir görev üstlenir.
- E-arşiv faturada Gelir İdaresi Başkanlığı portalı ve özel entegratör dışında, kişiler kendilerine ait bilgi sistemi kullanabilirler. E-faturada sadece Gelir İdaresi Başkanlığı portalı ya da entegratörler tercih edilir.
- Her ikisinde de mali mühür vardır. Ancak E-arşiv faturada zaman damgası onayı da gerekli olur.
