Kayıtlı Elektronik Posta yani kısaca KEP, elektronik ortamda bilgi ve belge gönderdiğimiz e-posta gönderiminin daha güvenli ve hukuki delil teşkil edecek şeklidir. KEP, ticari işlemlerin daha verimli yapılabilmesi, zaman kazandırması ve gönderilen metin ve belgelerin hukuki delil olarak kabul edilmesi açısından oldukça önemlidir.
E-ticaret sahiplerine yol gösterme niyetiyle yazdığımız serinin bu kısmında Kayıtlı Elektronik Posta adresi nedir, KEP alınması zorunlu mudur?, Kep nereden alınır, Kep Ücretleri ne kadardır gibi KEP’le ilgili merak edilen bir çok soruya cevap vermeye çalışacağız.
KEP kullanımı bireysel ve ticari açıdan bir çok avantaj sağlar. KEP sistemi kullanılarak oluşturulan belgeler hukuki delil niteliği taşır. Herhangi bir anlaşmazlık halinde sorunun anlaşılması ve çözüme kavuşturulması sürecinde bu belgeler delil olarak kullanılır. Eğer bu tarz bir durum olursa yargılama sürecinizin olumsuz ilerlememesi için mutlaka bir avukat desteği almanızı tavsiye ederiz.
Kep adresi nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta, online ortamda yapılan yazışmaların kanunlara uygun olarak güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayan e-posta sistemine verilen isimdir. Kayıtlı Elektronik Posta kısaca KEP olarak da isimlendirilir. KEP, yapılan resmi yazışmanın hukuki nitelik kazanabilmesi için dünyada ve ülkemizde sıkça kullanılır.
KEP ile gönderilen veya alınan her türlü belge (ticari, hukuki, resmi) ve paylaşımlar nasıl gönderilmiş ise yapısına dokunulmadan güvenli bir şekilde saklanır. Resmi kurumlar, ticari işletmeler ve gerçek kişiler KEP üzerinden hazırladıkları belgeleri güvenli bir şekilde gönderebilir veya alabilir.
KEP sisteminin haricinde gönderilen e-posta iletilerinin sunucu üzerinden gönderim tarihi, gönderim saati veya içerisindeki belgelerin dışardan müdahale ile değiştirilebilme ihtimali her zaman vardır. Ama kep üzerinden gönderilen iletilere dışardan müdahale edilebilme ihtimali olmadığından gönderdiğiniz her belge ve metin hangi tarih ve saatte gönderilmiş ise o şekilde korunur ve saklanır.
KEP adresi sorgulama nasıl yapılır?
KEP adresi almaya karar vermişseniz öncesinde hangi adresi almanıza karar vermeniz gerekiyor. KEP adresinde önce gelen alır kuralı geçerlidir. Yani almak istediğiniz adres sizden önce bir kişi veya işletme tarafından alınmış olabilir. Böyle bir durum varsa istediğiniz ismi alamayacaksınız.
Bu durumda ya sistemin önerdiği ismi alacaksınız yada yeni bir isim belirlemeniz gerekecek. Almak istediğiniz ismi başvuru ekranındaki arama bölümü kısmından aratabilirsiniz.
Kep adresi nasıl alınır?
Kayıtlı Elektronik Posta sistemini kullanabilmek için yıllık abonelik yapmanız gerekmekte. KEP sisteminin ülkemizdeki ana dağıtıcısı PTT’dir. O yüzden KEP adresleri oradan alınmakta. Ama bu iş için PTT’nin yetkilendirmiş olduğu Türk KEP, TNB Teknoloji, Mikro KEP gibi bazı firmalar da bulunmaktadır.
Bu firmalardan da KEP adresini alabilirsiniz. KEP adresi alırken dikkat edilmesi gereken en önemli husus kişi veya işletmelerin bu konudaki gerçek ihtiyaçlarının belirlenip ona göre karar verilerek alım yapılmadır.
KEP Adresi alabilmek için mutlaka e-imza veya mobil imza sahibi olmanız gerekmekte. E-imza KEP evraklarını onaylayabilmeniz için gerekmekte. E-imzanız olmadan da e-devlet üzerinden ön başvurunuzu ve ödeme işleminizi yapabilirsiniz ama belgeler imzalanamayacağı için sistemi hemen kullanmaya başlayamazsınız. Tavsiyemiz önce e-imza veya mobil imza temin edip ondan sonra başvuru yapmanız.
PTT kep için,
https://pttkep.gov.tr adresinde üst menüde yer alan Başvuru linkine tıklayıp açılan menüden Online Başvuru linkine tıklayın.
Bireysel Başvuru sekmesini seçip Hemen Başvur düğmesine tıklayın.
Gelen ekranda Online Başvuru veya Ön başvurunuzu yapabilirsiniz. E-imzanız olmadığı için ön başvuru seçeneğini seçtim ben. Sizin e-imzanız varsa online başvuru yapabilirsiniz.
Gelen E-devlet ekranında T.C. Kimlik Numaranızı ve şifrenizi yazıp giriş yapın.
Gelen ekranda Bize ait bilgileri görüyoruz. Bu ekranda almak istediğimiz adresi belirleyip aşağıdaki kısımlardan hizmetin detaylarını işaretleyip sayfanın en alt kısmında başvur düğmesine tıklıyoruz. Aldığımız mail adresinin uzantısı @hs01.kep.tr olacak.
Sonra e-imzamız ve istenen belgelerle birlikte PTT şubesine giderek hesabımızı aktive ediyoruz.
Kep adresi almak için gerekli evraklar
KEP adresi almak için istenen evraklar gerçek kişi, ticari işletme veya resmi kurum olmamıza öre değişmekte.
KEP bireysel başvuru evrakları
- Gerçek kişiler için düzenlenen ön başvuru formu
- Resmi kimlik yerine geçecek resmi belge (fotoğraflı kimlik, pasaport, ehliyet)
KEP tüzel kişi başvuru evrakları
- Başvuran tüzel kişiliğe ait faaliyet belgesinin aslı veya ticaret sicil tasdiknamesi
- Noter onaylı imza sirküleri çıktısı
- Başvuru sahibine ait resmi kimlik belgesi yerine geçecek belge (fotoğraflı kimlik, pasaport, ehliyet)
- Başvuru vekalet verilen kişi tarafından yapılacak ise Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
- Tüzel kişi adına doldurulmuş ön başvuru formu
KEP kamu kurumu başvuru evrakları
- Kurum yetkilisi tarafından imzalanmış talep yazısı
- Başvuru için yetkilendirilen kişinin resmi kimlik yerine geçecek resmi belge (fotoğraflı kimlik, pasaport, ehliyet)
- Kurum adına doldurulmuş ön başvuru formu.
KEP ücretleri ne kadar?
Kep ücreti için iki tarz ücret bulunmakta. Birincisi yıllık abonelik ücreti, ikincisi saklama ücreti. PTTKEP Yıllık abonelik ücreti https://pttkep.gov.tr/ucretler/ sayfasında 130 TL. Saklama ücreti ise saklama alanınıza göre değişmekte. İlk abonelikte 100 MB alan ücretsiz verilmekte. Ondan sonraki 250 MB 120 TL, 500 MB 185 TL, 1 GB 320 TL. Her 1 GB ilave kotalı alan için 320 TL ücret alınmakta. Bilgilendirme için SMS hizmeti talep edilmişse SMS başına 0,18 TL ücret alınmakta.
| 100 MB Kotalı Alan | Ücretsiz |
| 250 MB Kotalı Alan | 120,00 TL |
| 500 MB Kotalı Alan | 185,00 TL |
| 1 GB Kotalı Alan | 320,00 TL |
| Her 1 GB İlave Kotalı Alan İçin | 320,00 TL |
Bilgilendirme için SMS hizmeti talep edilmişse SMS başına 0,18 TL ücret alınmakta.
| Her bir SMS gönderimi için | 0,20 TL |
KEP adresi girişi
KEP adresi için gerekli evrakları verip ücreti ödedikten sonra üyeliğinizin aktive edilmesi ile KEP sistemine girebilirsiniz. KEP Sistemine https://hs01.kep.tr/ adresinden kolayca giriş yapabilirsiniz. Bunun haricinde Kayıtlı Elektronik Posta adresinize e-devlet kullanıcı bilgileriniz ile giriş yapabilirsiniz.
Kep adresi ne işe yarar?
KEP adresi, göndereceğiniz veya alacağınız posta iletileri kanunlara uygun olarak güvenli bir şekilde gönderilip alınmasını ve yapısı korunarak güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Kep adresinin faydaları şunlardır,
- Gönderilen e-posta iletisinin gönderilen kişiye gönderilip gönderilmediği kontrol edilebilir.
- Gönderilen e-posta iletisinin gönderilen kişiye ulaşıp ulaşmadığı öğrenilebilir.
- Gönderilen e-posta iletisinin gönderilen kişi tarafından erişimi izlenebilir
- Gönderilen e-posta iletisinin gönderilen kişiye iletilme zamanı öğrenilebilir.
- Gönderilen e-posta iletisinin içeriğinin değişmediği ve değiştirilemeyeceği garanti altına alınır.
- Gönderilen e-posta iletisi ve varsa ekleri hukuken geçerli bir delil haline gelir.
KEP adresi kullanım alanları
KEP adresi, her türlü yasal belge gönderimi, elektronik fatura gönderimi, dilekçe gönderimi, başvuru yapılması, sözleşme düzenlemeleri, ihale teklifleri gibi birçok alanda kullanılabilir.
Buradan gönderilen belgeler güvenli bir şekilde korunup saklandıkları için ilerde oluşabilecek olumsuzluklarda hukuki delil olarak sunulabilir. Bu şekilde hem kişiler, işletmeler hem de resmi kurumlar yasal güvence altına alınmış olur.
Hasılı KEP gerçek kişi olsun, ticari kişi olsun gündelik hayatta çok işimize yarar. Yapmış olduğumuz işleri yasal güvence altına alır.
Kep adresi almak zorunlu mu?
KEP adresi gerçek kişi ve şahıs şirketleri için zorunlu değil. Ancak anonim, Limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, elektronik yolla tebligat yapılabilmesi için KEP adresi Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile zorunlu hale getirilmiştir. Bu kapsamda olan Limited ve Anonim şirketleri KEP adresi alması kanunen zorunluluk.
Her ne kadar gerçek kişi ve şahıs firmaları için kep adresi alınması zorunlu olmasa da devir teknoloji devri. Bütün işlerimiz dijital platformlar üzerinden yapmaktayız. Yapmış olduğumuz işleri ve kendimizi yasal güvenceler altına almak hem de elimizde hukuki delil sayılacak belgenin olması açısından KEP adresinin alınmasının doğru ve gerekli olduğunu düşüyoruz.
Kep adresi nasıl kapatılır?
Günün birinde almış olduğunuz Kayıtlı Elektronik Posta adresini kapatmak, sonlandırmak isteyebilirsiniz. KEP adresinin yıllık ücretini ödemediğiniz takdirde hizmetinizin kullanımı durdurulur ve bir süre sonrada silinir. Bu şekilde doğal yolla kapatılmasını bekleyebilirsiniz.
Ama o süreyi beklemeden hemen kapatmak isterseniz Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti sağlayan firma veya kurumun müşteri hizmetlerini arayıp destek alabilirsiniz. Çağrı merkezinin yapacağı kimlik doğrulaması ile KEP adresiniz kapatılır ve bundan sonra ileti gönderemez ve ileti alamazsınız.
Yarın bir gün pişman olut KEP adresinizi tekrar kullanmak isteyebileceğiniz öngörüldüğünden 3 ay aboneliğiniz askıda bekletilir. Bu süreç hem yeniden hizmeti kullanmak isteyebileceğiniz hem de KEP adresindeki metin, belge veya yazışmalara ihtiyacınız olduğunda erişebilmeniz içindir.
Sonuç olarak…
Yukarıda gerçek ve tüzel kişiler için son derece yararlı faydalı olan KEP Adresi Nedir, KEP Adresi nasıl alınır, KEP Adresi ücretleri, KEP Adresi için istenen belgeler gibi bir çok sorunun cevabını vermeye çalıştık.
Bu cevaplardan da KEP adresinin gerçek ve tüzel kişiler için ne kadar gerekli ve faydalı olduğunu anlamışsınızdır. Hele ki e-ticaret sitesi sahibi iseniz KEP sizin daha gerekli. Zaman zaman müşterilerimizle sorunlar yaşayabiliyoruz. Bu sorunları çözmek için mail üzerinden yazışıyoruz.
Ama bazen müşteriler kendilerine mailin ulaşmadığını idda edebiliyor. Bu durumda mail gönderdiğimizi ıspatlamak bizim görevimiz. İşte kep üzerinden gönderdiğiniz e-postalar size hukuki dedil olarak kullanılma imaknı verir.
E-ticarette işinizi sağlama almak için KEP mutlaka kullanın. Yaşayabileceğiniz olumsuzluklarda elinizde hukuki delil olması açısından bir an önce Kayıtlı Elektronik Posta adresinizi bir an önce alın.
